Kündigung schreiben: Vorlage und Anleitung für Arbeitnehmer

Eine Kündigung als Arbeitnehmer schreiben Sie kurz und eindeutig: Absender, Arbeitgeber, Datum, Betreff, der Satz „Hiermit kündige ich das Arbeitsverhältnis ordentlich und fristgerecht zum [Datum], hilfsweise zum nächstmöglichen Termin“ und Ihre eigenhändige Unterschrift. Das Schreiben muss auf Papier beim Arbeitgeber ankommen. Unten finden Sie eine Vorlage zum Anpassen und die Punkte, an denen Kündigungen in der Praxis scheitern.

Den Gesamtablauf eines Jobwechsels, von der Prüfung des Vertrags bis zum Zeugnis, beschreibt der Ratgeber Kündigung und Jobwechsel.

Vor dem Schreiben: drei Dinge klären

1. Ist der neue Vertrag unterschrieben? Eine Kündigung lässt sich nicht einseitig zurücknehmen. Kündigen Sie erst, wenn die Anschlussstelle sicher ist.
2. Welche Frist gilt? Prüfen Sie Arbeits- und Tarifvertrag. Ohne abweichende Regelung sind es vier Wochen zum 15. oder zum Monatsende. Wie Sie den letzten Zugangstag berechnen, zeigt der Beitrag Kündigungsfristen nach BGB.
3. Wie kommt das Schreiben sicher an? Planen Sie die Übergabe so, dass Sie den Zugang später beweisen können.

Die Pflichtangaben

Vermeiden Sie weiche Formulierungen wie „Ich überlege, das Unternehmen zu verlassen“ oder „Ich möchte mich beruflich verändern“. Aus dem Schreiben muss unmissverständlich hervorgehen, dass Sie das Arbeitsverhältnis beenden.

Vorlage: Ordentliche Kündigung durch den Arbeitnehmer

Optionale Bausteine

Je nach Situation können Sie weitere Sätze ergänzen. Nötig sind sie nicht, sie schaffen aber Klarheit:

• Resturlaub: „Ich bitte darum, meinen restlichen Urlaub von [Anzahl] Tagen bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses zu gewähren.“
• Überstunden: „Bitte teilen Sie mir mit, wie mein Zeitguthaben von [Anzahl] Stunden ausgeglichen wird.“
• Früherer Ausstieg: „Gern bin ich bereit, das Arbeitsverhältnis im gegenseitigen Einvernehmen bereits zum [Datum] zu beenden.“ Ein solcher Satz ist ein Angebot. Wirksam wird der frühere Termin erst durch eine schriftliche Vereinbarung.

Vermeiden Sie Vorwürfe oder Kritik im Schreiben. Es landet in der Personalakte und ist nicht der Ort für eine Abrechnung.

Schriftform: Was zählt und was nicht

Nach § 623 BGB muss die Kündigung schriftlich erfolgen. Das bedeutet: ein Papierdokument mit Ihrer eigenhändigen Unterschrift. Die elektronische Form ist ausdrücklich ausgeschlossen.

Nicht ausreichend sind: E-Mail, auch mit PDF-Anhang, Fax, SMS, Messenger, eine eingescannte oder eingefügte Unterschrift, eine mündliche Kündigung im Gespräch. Eine solche Kündigung ist unwirksam, das Arbeitsverhältnis läuft weiter, und die Frist beginnt erst mit einer formgerechten Kündigung.

Wer per E-Mail angekündigt hat, dass er kündigen wird, sollte das Original deshalb so schnell wie möglich nachreichen.

Zugang nachweisen

Wirksam wird die Kündigung mit dem Zugang beim Arbeitgeber. Im Streitfall müssen Sie beweisen, dass und wann sie angekommen ist. Die Wege im Vergleich:

Ein Brief im Briefkasten gilt als zugegangen, sobald unter gewöhnlichen Umständen mit der Leerung zu rechnen ist. Ein Einwurf am späten Abend kann deshalb erst am nächsten Tag zugehen. Das ist vor allem wichtig, wenn Sie knapp vor dem letzten Zugangstag liegen.

Die Übergabe im Gespräch

Viele Beschäftigte möchten ihre Führungskraft persönlich informieren, bevor das Schreiben in der Personalabteilung landet. Das ist fair und erleichtert die weitere Zusammenarbeit. Bitten Sie um einen kurzen Termin unter vier Augen, nennen Sie Ihre Entscheidung gleich zu Beginn und übergeben Sie das unterschriebene Original. Eine Kopie lassen Sie sich mit Datum und Unterschrift als Empfangsbestätigung abzeichnen.

Fragt Ihr Gegenüber nach den Gründen, können Sie kurz und positiv antworten, etwa mit Blick auf eine neue Aufgabe. Eine ausführliche Begründung oder Kritik ist nicht nötig. Rechnen Sie damit, dass manche Arbeitgeber ein Gegenangebot machen. Überlegen Sie vorher, ob Sie dafür offen sind.

Sonderfälle

• Kündigung in der Probezeit: Die Vorlage passt auch hier. Die Frist beträgt zwei Wochen und muss nicht zum 15. oder Monatsende enden.
• Kündigung zum Ende der Elternzeit: Hierfür gilt eine Sonderfrist von drei Monaten (§ 19 BEEG). Nennen Sie im Schreiben ausdrücklich das Ende der Elternzeit als Termin.
• Ausbildung: In der Probezeit können Auszubildende ohne Frist kündigen. Danach ist eine Kündigung mit vier Wochen Frist möglich, wenn Sie die Ausbildung aufgeben oder einen anderen Beruf erlernen wollen. Den Grund müssen Sie dann im Schreiben angeben. Bei Minderjährigen unterschreiben die gesetzlichen Vertreter.
• Mehrere Arbeitsverhältnisse: Jedes Arbeitsverhältnis, etwa eine Hauptstelle und ein Minijob, wird gesondert gekündigt.

Häufige Fehler

Nach der Kündigung

Mit der Übergabe beginnt die letzte Phase. Planen Sie Resturlaub, bereiten Sie eine Übergabe für Ihre Nachfolge vor und geben Sie Arbeitsmittel wie Laptop, Schlüssel oder Ausweise vollständig zurück. Haben Sie noch keine neue Stelle, müssen Sie sich bei der Agentur für Arbeit arbeitsuchend melden: spätestens drei Monate vor dem Ende oder, wenn die Zeit kürzer ist, innerhalb von drei Tagen.

Fordern Sie Ihr Arbeitszeugnis rechtzeitig an, wenn Sie das nicht schon im Kündigungsschreiben getan haben, und prüfen Sie es sorgfältig. Hinweise dazu bietet der Ratgeber Arbeitszeugnis verstehen.

Quellen

• § 623 Bürgerliches Gesetzbuch (Schriftform der Kündigung)
• §§ 126 und 130 BGB (Schriftform, Zugang von Willenserklärungen)
• § 622 BGB (Kündigungsfristen)
• § 109 Gewerbeordnung (Zeugnis)
• § 38 Sozialgesetzbuch III (Arbeitsuchendmeldung)