Onboarding neuer Mitarbeiter: Checkliste für die ersten 100 Tage

Mit der Unterschrift unter den Arbeitsvertrag ist die Arbeit nicht getan, sie beginnt erst. Wie neue Mitarbeitende ihre ersten Wochen erleben, entscheidet mit darüber, ob sie sich wohlfühlen, schnell produktiv werden und bleiben. Gerade kleine Unternehmen können hier punkten: Wege sind kurz, die Geschäftsführung ist ansprechbar, das Team überschaubar. Diese Checkliste hilft, nichts zu vergessen.

Phase 1: Zwischen Vertrag und erstem Arbeitstag

Zwischen Zusage und Start liegen oft Wochen oder Monate, besonders wenn die neue Person noch eine Kündigungsfrist hat. In dieser Zeit springen manche Kandidaten noch ab, etwa weil ein anderes Angebot kommt. Kontakt zu halten ist deshalb Teil des Onboardings.

Was das Nachweisgesetz verlangt

Nach dem Nachweisgesetz (NachwG) müssen Arbeitgeber die wesentlichen Arbeitsbedingungen schriftlich festhalten und aushändigen, darunter Vertragsparteien, Beginn, Arbeitsort, Tätigkeit, Zusammensetzung und Höhe des Entgelts, Arbeitszeit, Urlaub und Kündigungsfristen. Für einen Teil der Angaben gilt eine Frist bis zum ersten Arbeitstag, für weitere Angaben gelten längere Fristen. Seit 2025 ist für den Nachweis unter bestimmten Voraussetzungen auch die Textform zulässig, etwa als elektronisches Dokument, das gespeichert und ausgedruckt werden kann; für einige Branchen gelten Ausnahmen. Ein vollständiger schriftlicher Arbeitsvertrag erfüllt diese Pflichten meist bereits.

Phase 2: Der erste Tag

Der erste Tag prägt den Eindruck. Er sollte nicht damit beginnen, dass niemand Bescheid weiß oder der Rechner fehlt.

• Persönliche Begrüßung durch die Führungskraft, am besten zu einer festen Uhrzeit.
• Rundgang durch Betrieb oder Büro, Vorstellung im Team.
• Praktisches: Schlüssel, Zugänge, Arbeitszeiterfassung, Pausenregelung, Parkplatz, Kantine oder Küche.
• Pflichtunterweisungen: Die Unterweisung zum Arbeitsschutz muss nach dem Arbeitsschutzgesetz bei der Einstellung erfolgen, also spätestens mit Aufnahme der Tätigkeit. Je nach Tätigkeit kommen Brandschutz, Erste Hilfe, Hygiene oder Datenschutz hinzu.
• Eine erste kleine Aufgabe, die am selben Tag abgeschlossen werden kann.
• Kurzes Abschlussgespräch: Wie war der Tag, was ist offen, wie geht es morgen weiter?

Phase 3: Die erste Woche

In der ersten Woche lernen neue Mitarbeitende Abläufe, Ansprechpersonen und Werkzeuge kennen. Ein schriftlicher Plan hilft beiden Seiten: Wer erklärt was, wann gibt es welche Termine, welche Aufgaben stehen an? Planen Sie bewusst Zeit für Fragen ein und lassen Sie die neue Person bei erfahrenen Kolleginnen mitlaufen.

Bewährt hat sich eine feste Ansprechperson für Alltagsfragen, die nicht die Führungskraft ist. Hinzu kommt ein kurzes Gespräch mit der Führungskraft am Ende der ersten Woche.

Phase 4: Die ersten 100 Tage

Nach der Startphase geht es darum, dass die neue Person selbstständig arbeitet und ins Team hineinwächst. Hilfreich ist ein Rhythmus aus Zielen und Gesprächen.

Halten Sie die Ergebnisse kurz schriftlich fest. Das schafft Klarheit, falls am Ende der Probezeit eine Entscheidung ansteht, und zeigt der neuen Person, dass ihre Entwicklung ernst genommen wird.

Typische Fehler beim Onboarding

• Kein Plan: Die neue Person sitzt am ersten Tag ohne Aufgabe und ohne Zugänge da.
• Zu viel auf einmal: Informationsflut ohne Zeit zum Verarbeiten und Nachfragen.
• Keine Ansprechperson: Alle sind beschäftigt, niemand fühlt sich zuständig.
• Feedback erst am Ende der Probezeit: Probleme werden zu spät angesprochen.
• Erwartungen unklar: Was am Ende der Probezeit erreicht sein soll, wurde nie besprochen.

Onboarding und Mitarbeiterbindung

Eine gute Einarbeitung ist der erste Schritt zur Mitarbeiterbindung. Wer sich willkommen fühlt, versteht, was von ihm erwartet wird, und regelmäßig Rückmeldung erhält, bleibt eher. Für kleine Unternehmen, die nicht mit den Gehältern großer Konzerne konkurrieren können, ist das ein echter Vorteil. Wie der Weg bis zur Einstellung aussieht, zeigt der Recruiting-Leitfaden für kleine Unternehmen.

Wenn es nicht passt

Nicht jede Einstellung gelingt. Wenn sich in den ersten Monaten zeigt, dass Erwartungen und Realität nicht zusammenpassen, ist ein frühes, offenes Gespräch der beste Weg. Während einer vereinbarten Probezeit kann das Arbeitsverhältnis mit verkürzter Frist beendet werden. Die Regeln dazu stehen im Ratgeber Kündigung und Jobwechsel.

Quellen

• Nachweisgesetz (NachwG), §§ 2 und 3
• § 12 Arbeitsschutzgesetz (Unterweisung)
• § 622 Absatz 3 Bürgerliches Gesetzbuch (Kündigungsfrist in der Probezeit)