Active Sourcing: Kandidaten direkt ansprechen

Active Sourcing bedeutet, dass Sie passende Menschen selbst suchen und direkt ansprechen, statt nur auf Bewerbungen zu warten. Der Kern ist eine kurze, persönliche Nachricht mit erkennbarem Bezug zum Profil der Person, den wichtigsten Eckdaten der Stelle und einem unverbindlichen nächsten Schritt. Datenschutzrechtlich ist die Ansprache meist auf das berechtigte Interesse gestützt; Sie müssen die Person aber spätestens beim ersten Kontakt informieren.

Welche Rolle Active Sourcing neben Stellenanzeigen, Empfehlungen und Jobbörsen spielt, zeigt der Recruiting-Leitfaden für kleine Unternehmen. Hier geht es um das praktische Vorgehen.

Wann sich Active Sourcing lohnt

Die Direktansprache kostet Zeit. Sie lohnt sich vor allem, wenn

• auf Anzeigen kaum passende Bewerbungen eingehen,
• die gesuchten Fachleute gut beschäftigt sind und nicht aktiv suchen,
• es um Spezialwissen oder Führungsaufgaben geht,
• Sie eine Stelle vertraulich besetzen möchten.

Für Stellen mit vielen Bewerbungen auf eine Anzeige ist sie dagegen meist zu aufwendig.

Schritt 1: Das Suchprofil festlegen

Bevor Sie suchen, klären Sie, wen Sie eigentlich suchen. Trennen Sie dabei zwischen unverzichtbaren Kriterien und solchen, die nur wünschenswert sind.

Aus dem Muss-Teil entstehen Ihre Suchbegriffe. Notieren Sie Synonyme und alternative Berufsbezeichnungen, denn Menschen beschreiben denselben Job sehr unterschiedlich.

Schritt 2: Die passenden Kanäle

Halten Sie sich an die Nutzungsbedingungen der Plattformen. Automatisiertes Auslesen von Profilen ist dort meist untersagt und datenschutzrechtlich heikel.

Schritt 3: Gezielt suchen

Die meisten Plattformen unterstützen Suchen mit logischen Verknüpfungen, oft Boolesche Suche genannt:

• AND verknüpft Begriffe, die beide vorkommen müssen
• OR erlaubt Alternativen, etwa Synonyme
• NOT schließt Begriffe aus
• Anführungszeichen suchen nach exakten Wortfolgen

Ein Beispiel: ("Elektroniker" OR "Elektriker" OR "Elektroinstallateur") AND ("Gebäudetechnik" OR "Haustechnik") NOT "Auszubildender". Kombinieren Sie die Suche mit Filtern für Ort und Umkreis. Prüfen Sie Treffer kurz gegen Ihr Suchprofil, bevor Sie schreiben.

Schritt 4: Die erste Nachricht

Die erste Nachricht entscheidet. Sie sollte kurz sein, zeigen, dass Sie das Profil gelesen haben, und die Fragen beantworten, die sich jeder stellt: Was für eine Stelle, wo, zu welchen Bedingungen, und warum gerade ich?

Was die Antwortquote erhöht:

• persönlicher Bezug statt Serienbrief
• Gehaltsrahmen von Anfang an
• klarer, kleiner nächster Schritt
• Absender ist eine echte Person, idealerweise die künftige Führungskraft

Was abschreckt:

• lange Texte mit Unternehmensgeschichte
• Ansprache, die erkennbar nicht zum Profil passt
• Druck oder übertriebene Versprechen

Datenschutz und rechtliche Grenzen

Wer Profile sichtet, speichert und Menschen anschreibt, verarbeitet personenbezogene Daten. Die wichtigsten Regeln:

• Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung öffentlich zugänglicher beruflicher Angaben für eine konkrete Stelle wird meist auf das berechtigte Interesse gestützt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Beschränken Sie sich auf berufsbezogene Daten.
• Information: Da die Daten nicht bei der Person selbst erhoben wurden, müssen Sie sie nach Art. 14 DSGVO informieren, spätestens bei der ersten Kontaktaufnahme. Ein Link zu einer Datenschutzinformation in der Nachricht ist dafür üblich.
• Speicherdauer: Antwortet jemand nicht oder lehnt ab, löschen Sie die Daten. Für eine Aufnahme in einen Talentpool brauchen Sie in der Regel eine Einwilligung.
• Telefon: Kurze Erstanrufe am Arbeitsplatz hat die Rechtsprechung nur in engen Grenzen zugelassen. Nachrichten über die Plattform sind der sichere Weg.
• Plattformregeln: Viele Netzwerke begrenzen die Zahl der Kontaktanfragen und verbieten Massenversand oder Automatisierung.

Bewerbermanagement-Software kann Fristen, Einwilligungen und Löschungen nachhalten. Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten, beschreibt der Beitrag Bewerbermanagement-Software.

Vom ersten Kontakt zum Gespräch

Antwortet jemand interessiert, sollte es schnell und unkompliziert weitergehen. Wer bisher nicht auf Jobsuche war, hat keine Bewerbungsunterlagen vorbereitet und erwartet auch nicht, sofort einen vollständigen Lebenslauf zu schicken.

• Telefonat statt Formular: Ein kurzes Gespräch klärt die wichtigsten Fragen auf beiden Seiten. Verlangen Sie Unterlagen erst, wenn beide Interesse haben.
• Die richtige Person: Idealerweise führt die künftige Führungskraft das erste Gespräch mit, weil sie Aufgaben und Team am besten beschreiben kann.
• Ehrliche Eckdaten: Gehalt, Arbeitszeit und Erwartungen gehören früh auf den Tisch. Wer erst im dritten Gespräch merkt, dass die Bedingungen nicht passen, ist verärgert.
• Diskretion: Die Person steht meist in einem ungekündigten Arbeitsverhältnis. Behandeln Sie den Kontakt vertraulich und bieten Sie Termine außerhalb der üblichen Arbeitszeit an.
• Zügige Entscheidungen: Passive Kandidaten springen schnell wieder ab, wenn sich der Prozess über Wochen zieht.

Im weiteren Verlauf gelten dieselben Grundsätze wie bei jeder anderen Bewerbung: feste Auswahlkriterien, ein strukturiertes Gespräch und eine faire, zeitnahe Rückmeldung.

Nachfassen und auswerten

Bleibt die erste Nachricht unbeantwortet, ist eine freundliche Erinnerung nach etwa einer Woche angemessen. Danach stellen Sie den Kontakt ein. Kommt eine Absage, bedanken Sie sich und fragen höflich, ob Sie sich bei einer späteren, passenden Stelle wieder melden dürfen.

Werten Sie Ihre Ansprachen regelmäßig aus: Wie viele Nachrichten, wie viele Antworten, wie viele Gespräche, wie viele Einstellungen? So erkennen Sie, ob das Problem bei der Suche, der Nachricht oder dem Angebot liegt.

Selbst machen oder beauftragen?

Für einzelne Stellen können Sie Active Sourcing gut selbst übernehmen, wenn jemand im Betrieb regelmäßig Zeit dafür hat. Bei Führungspositionen, sehr knappen Profilen oder wenn die Suche vertraulich bleiben muss, beauftragen Unternehmen häufig Personalberatungen. Wie diese arbeiten und wie Kandidaten die Ansprache erleben, zeigt der Beitrag Headhunter: Wie man von ihnen gefunden wird.

Quellen

• Art. 6 Abs. 1 lit. f, Art. 14 und Art. 17 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
• § 7 Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) zu unzumutbaren Belästigungen
• Nutzungsbedingungen der jeweiligen Plattform