Referenzen einholen: Was Arbeitgeber dürfen und was nicht

Referenzen dürfen Sie als Arbeitgeber grundsätzlich nur mit der vorherigen Einwilligung der Bewerberin oder des Bewerbers einholen, am besten schriftlich und bezogen auf konkret benannte Personen. Den aktuellen Arbeitgeber dürfen Sie ohne ausdrückliche Zustimmung nicht kontaktieren. Fragen müssen sich auf die Eignung für die Stelle beschränken: Aufgaben, Arbeitsweise, Zusammenarbeit. Fragen zu Gesundheit, Familie, Religion oder anderen geschützten Merkmalen sind tabu.

Referenzen sind ein Baustein am Ende der Auswahl, nicht deren Ersatz. Wie der gesamte Prozess von der Anzeige bis zur Zusage aussieht, beschreibt der Recruiting-Leitfaden für kleine Unternehmen.

Was Referenzen leisten können

Ein Referenzgespräch ergänzt Lebenslauf, Arbeitszeugnis und Vorstellungsgespräch um die Sicht einer Person, die mit dem Bewerber zusammengearbeitet hat. Es kann bestätigen, was im Gespräch gesagt wurde, und Hinweise auf Arbeitsweise und Zusammenarbeit geben. Es kann aber auch irreführen: Frühere Vorgesetzte haben eigene Interessen, Erinnerungen verblassen, persönliche Konflikte färben das Urteil. Werten Sie Referenzen deshalb als einen Hinweis unter mehreren.

Der rechtliche Rahmen

Datenschutz: Einwilligung als sichere Grundlage

Wer Referenzen einholt, erhebt personenbezogene Daten über die Bewerberin oder den Bewerber bei Dritten. Dafür braucht es eine Rechtsgrundlage nach der DSGVO. Die Verarbeitung von Bewerberdaten ist zwar zulässig, soweit sie für die Entscheidung über eine Einstellung erforderlich ist. Eine Nachfrage bei früheren Arbeitgebern geht aber über die Unterlagen hinaus, die die Person selbst eingereicht hat. Nach heute überwiegender Auffassung ist dafür eine Einwilligung erforderlich.

Seit einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs aus dem Jahr 2023 ist zudem umstritten, wie weit sich Arbeitgeber noch auf die deutsche Sonderregel für Beschäftigtendaten im Bundesdatenschutzgesetz stützen können. Auch das spricht dafür, mit einer klaren Einwilligung zu arbeiten.

Eine wirksame Einwilligung muss freiwillig, informiert und eindeutig sein und kann jederzeit widerrufen werden. Ein Bewerber, der sie verweigert, darf allein deshalb nicht schlechter gestellt werden, als wenn es Referenzen gar nicht gäbe.

Informationspflichten

Bewerber müssen wissen, dass und bei wem Sie Auskünfte einholen, wofür die Informationen genutzt werden und wie lange sie gespeichert bleiben. Werden Daten nicht bei der Person selbst, sondern bei Dritten erhoben, gelten besondere Informationspflichten nach Art. 14 DSGVO. Wenn Sie vorher die Einwilligung einholen und dabei transparent informieren, ist dieser Punkt in der Praxis meist abgedeckt.

AGG und Persönlichkeitsrecht

Auch im Referenzgespräch gilt das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz. Fragen nach Schwangerschaft, Familienplanung, Gesundheit, Religion, Herkunft, sexueller Identität oder Gewerkschaftszugehörigkeit sind unzulässig, ebenso Fragen, die über das hinausgehen, was Sie den Bewerber selbst fragen dürften.

Der aktuelle Arbeitgeber

Eine Nachfrage beim aktuellen Arbeitgeber kann das bestehende Arbeitsverhältnis gefährden, denn viele Bewerbungen erfolgen aus ungekündigter Stellung und sind vertraulich. Kontaktieren Sie den aktuellen Arbeitgeber deshalb nur, wenn die Person das ausdrücklich wünscht, und in der Regel erst nach einer Zusage.

So holen Sie Referenzen korrekt ein

1. Zeitpunkt wählen: erst in der engeren Auswahl, nicht bei allen Bewerbern.
2. Einwilligung einholen: schriftlich, mit Namen der Referenzgeber und Zweck.
3. Referenzgeber bestimmen lassen: Bitten Sie die Bewerberin oder den Bewerber, Personen zu nennen, die ihre Arbeit kennen. Kontaktieren Sie nur diese.
4. Gespräch vorbereiten: dieselben Fragen für alle Kandidaten, abgeleitet aus den Anforderungen der Stelle.
5. Gespräch dokumentieren: sachlich, mit Datum und Gesprächspartner.
6. Daten löschen: Nach Abschluss des Verfahrens gelten dieselben Löschfristen wie für die übrigen Bewerbungsunterlagen.

Diese Fragen sind zulässig, diese nicht

Bewährt haben sich verhaltensbezogene Fragen, wie Sie sie aus dem Vorstellungsgespräch kennen. Wenn Sie bereits mit festen Fragen und Bewertungsskalen arbeiten, wie im Artikel Strukturierte Interviews führen beschrieben, können Sie die Referenzfragen an dieselben Anforderungen knüpfen.

Auskünfte richtig einordnen

• Konkretes zählt: Beispiele und beobachtetes Verhalten sind aussagekräftiger als Adjektive.
• Zögern ist kein Urteil: Viele Unternehmen geben aus Vorsicht grundsätzlich nur Zeitraum und Position heraus. Das ist kein negatives Signal.
• Einzelaussagen nicht überbewerten: Eine kritische Bemerkung kann persönliche Gründe haben. Widersprechen sich Referenz und Gesprächseindruck, sprechen Sie die Bewerberin oder den Bewerber offen darauf an.
• Keine Entscheidung allein auf Referenzen stützen: Sie ergänzen, ersetzen aber nicht Unterlagen und Gespräch.

Typische Fehler beim Referenzgespräch

• Ohne Einwilligung anrufen: Auch ein kurzer Anruf beim früheren Chef ist eine Datenerhebung.
• Eigene Kontakte nutzen: Wer zufällig jemanden im früheren Betrieb kennt und dort nachfragt, umgeht die Auswahl der Bewerberin oder des Bewerbers. Bleiben Sie bei den benannten Personen.
• Suggestivfragen stellen: „Er war doch sicher zuverlässig?“ bringt keine verwertbare Antwort.
• Gerüchte notieren: Halten Sie nur fest, was der Referenzgeber aus eigener Anschauung berichtet.
• Ergebnisse unbegrenzt speichern: Notizen gehören zu den Bewerbungsunterlagen und werden mit ihnen gelöscht.

Referenz und Arbeitszeugnis

Das Arbeitszeugnis ist eine schriftliche Beurteilung, auf die Beschäftigte einen gesetzlichen Anspruch haben und die wohlwollend formuliert sein muss. Eine Referenz ist dagegen freiwillig, mündlich und weniger formalisiert. Beide ergänzen sich: Das Zeugnis zeigt Tätigkeiten und eine Gesamtbewertung, das Gespräch gibt Gelegenheit nachzufragen. Wie Sie Zeugnisse lesen und was hinter den typischen Formulierungen steckt, erklärt der Ratgeber Arbeitszeugnis.

Internetrecherche und Führungszeugnis

Neben Referenzen recherchieren manche Arbeitgeber im Internet. Hier gilt: Berufliche Netzwerke und berufsbezogene, allgemein zugängliche Informationen dürfen nach überwiegender Ansicht eher berücksichtigt werden, sofern sie für die Stelle relevant sind. Private soziale Netzwerke sind dagegen tabu. Informieren Sie Bewerber in Ihren Datenschutzhinweisen über eine solche Recherche.

Ein Führungszeugnis dürfen Sie nur verlangen, wenn es für die Tätigkeit gesetzlich vorgeschrieben oder wegen der Art der Tätigkeit gerechtfertigt ist. Ein erweitertes Führungszeugnis ist insbesondere bei Tätigkeiten mit Kindern und Jugendlichen vorgesehen.

Wenn Sie selbst um eine Referenz gebeten werden

Wenn ein anderer Arbeitgeber Sie nach einer früheren Mitarbeiterin fragt, sollten Sie sich vergewissern, dass diese einverstanden ist. Ihre Auskunft muss wahr sein und darf nicht über das hinausgehen, was auch im Arbeitszeugnis zulässig wäre. Im Zweifel beschränken Sie sich auf eine Bestätigung von Zeitraum und Tätigkeit.

Quellen

• Art. 6, 7, 13, 14 und 88 Datenschutz-Grundverordnung (Rechtsgrundlagen, Einwilligung, Informationspflichten, Beschäftigtendaten)
• § 26 Bundesdatenschutzgesetz (Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses)
• EuGH, Urteil vom 30.03.2023, C-34/21 (Verhältnis nationaler Beschäftigtendatenschutz-Regeln zur DSGVO)
• §§ 1, 7 und 11 Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz
• § 109 Gewerbeordnung (Arbeitszeugnis)
• §§ 30, 30a Bundeszentralregistergesetz (Führungszeugnis, erweitertes Führungszeugnis)