Zwischenzeugnis anfordern: Wann und wie Sie fragen

Ein Zwischenzeugnis fordern Sie schriftlich an, nennen einen kurzen Anlass und bitten ausdrücklich um ein qualifiziertes Zeugnis mit Bewertung von Leistung und Verhalten. Gute Anlässe sind ein Wechsel der Führungskraft, eine Versetzung, eine längere Elternzeit oder eine Umstrukturierung. Einen ausdrücklichen gesetzlichen Anspruch gibt es nicht, aber bei einem berechtigten Interesse wird er anerkannt, und viele Tarifverträge regeln ihn ausdrücklich.

Grundlagen zum Zeugnisanspruch und zum Aufbau finden Sie im Ratgeber Arbeitszeugnis verstehen.

Was ein Zwischenzeugnis ist

Das Zwischenzeugnis bewertet Ihre Tätigkeit während eines laufenden Arbeitsverhältnisses. Es hat denselben Aufbau wie ein Endzeugnis: Einleitung, Tätigkeitsbeschreibung, Leistungs- und Verhaltensbewertung. Zwei Unterschiede fallen auf:

• Präsens statt Vergangenheit: „Sie erledigt ihre Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit.“
• Anderer Schluss: Statt Bedauern über das Ausscheiden stehen der Anlass des Zeugnisses, Dank für die bisherige Zusammenarbeit und der Wunsch, sie fortzusetzen.

In Bewerbungen ersetzt das Zwischenzeugnis das Endzeugnis Ihres aktuellen Arbeitgebers, das Sie zu diesem Zeitpunkt naturgemäß noch nicht haben.

Haben Sie einen Anspruch?

Das Gesetz regelt nur das Zeugnis bei der Beendigung des Arbeitsverhältnisses (§ 109 Gewerbeordnung, § 630 BGB). Für ein Zwischenzeugnis hat die Rechtsprechung aus der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers einen Anspruch abgeleitet, wenn Sie ein berechtigtes Interesse haben. Viele Tarifverträge sehen ausdrücklich einen Anspruch bei triftigen Gründen vor, etwa der Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst.

Im Zweifel hilft ein ehrlicher, aber zurückhaltender Anlass. „Nach dem Wechsel in der Teamleitung möchte ich meine bisherige Tätigkeit dokumentiert wissen“ ist nachvollziehbar und weckt weniger Fragen als „Ich bewerbe mich gerade“.

Der richtige Zeitpunkt

Der beste Zeitpunkt liegt vor der Veränderung. Verlässt Ihre Führungskraft das Unternehmen, sollte sie das Zeugnis noch selbst verfassen oder zumindest mitbewerten, denn sie kennt Ihre Arbeit am besten. Dasselbe gilt vor einer Versetzung oder vor der Elternzeit.

Auch ohne konkreten Anlass kann es sinnvoll sein, nach einigen Jahren im Unternehmen ein Zwischenzeugnis zu haben. Wer erst kurz vor einer Bewerbungsfrist fragt, gerät unter Zeitdruck. Planen Sie einige Wochen Vorlauf ein.

So fordern Sie das Zwischenzeugnis an

1. Ansprechperson klären: Je nach Unternehmen die Personalabteilung oder die direkte Führungskraft. Oft schreibt die Personalabteilung auf Grundlage einer Einschätzung der Führungskraft.
2. Schriftlich anfragen: Eine kurze E-Mail genügt. Sie dokumentiert das Datum der Anfrage.
3. Anlass und Art nennen: Anlass in einem Satz, Bitte um ein qualifiziertes Zeugnis.
4. Termin angeben: Wenn Sie es bis zu einem bestimmten Datum brauchen.
5. Unterstützung anbieten: Eine aktuelle Aufgabenliste oder auf Wunsch einen Entwurf.

Für andere Anlässe tauschen Sie den ersten Satz aus, zum Beispiel: „Vor Beginn meiner Elternzeit am [Datum] bitte ich um …“ oder „Im Zuge meiner Versetzung in den Bereich [Abteilung] bitte ich um …“.

Wenn Sie einen Entwurf schreiben sollen

Manche Arbeitgeber bitten Beschäftigte, ihr Zeugnis selbst zu entwerfen. Das ist eine Chance, aber auch Arbeit. Beschreiben Sie Ihre Aufgaben vollständig und nach Bedeutung geordnet, und orientieren Sie die Bewertung an Formulierungen, die Ihrer tatsächlichen Leistung entsprechen. Wie die Abstufungen funktionieren, zeigt der Beitrag Arbeitszeugnis-Noten: Die Zeugnissprache entschlüsseln. Übertreiben Sie nicht: Ein unglaubwürdig gutes Zeugnis fällt Personalverantwortlichen auf, und der Arbeitgeber muss den Entwurf nicht übernehmen.

Typische Fehler bei der Anfrage

• Zu spät fragen: Ist die Führungskraft schon weg, fehlt die Person, die Ihre Arbeit am besten beurteilen kann.
• Nur mündlich fragen: Ohne schriftliche Anfrage lässt sich später nicht belegen, wann Sie um das Zeugnis gebeten haben.
• Einfaches statt qualifiziertes Zeugnis: Bitten Sie ausdrücklich um eine Bewertung von Leistung und Verhalten. Ein einfaches Zeugnis bestätigt nur Art und Dauer der Tätigkeit und ist für Bewerbungen wenig aussagekräftig.
• Anlass unklar oder heikel formuliert: Ein sachlicher Anlass wie eine Umstrukturierung ist besser als ein Hinweis auf Wechselabsichten.
• Keine Aufgabenliste mitgeben: Wer niemandem sagt, was er macht, bekommt oft eine lückenhafte Tätigkeitsbeschreibung.

Das Zwischenzeugnis prüfen

Fehler oder eine aus Ihrer Sicht zu schlechte Bewertung sprechen Sie wie beim Endzeugnis zeitnah an. Bringen Sie Belege mit und schlagen Sie konkrete Formulierungen vor.

Zwischenzeugnis und Endzeugnis im Vergleich

Wenn der Arbeitgeber zögert oder ablehnt

Kommt nach einigen Wochen keine Reaktion, fragen Sie freundlich nach und nennen Sie noch einmal Ihren Anlass und Ihren Termin. Oft liegt die Anfrage einfach auf einem Stapel. Lehnt der Arbeitgeber ab, fragen Sie nach den Gründen. Bei einem anerkannten Anlass, etwa einem Vorgesetztenwechsel oder einer tariflichen Regelung, können Sie auf Ihren Anspruch hinweisen.

Gibt es einen Betriebsrat, kann er bei Fragen zum Ablauf unterstützen. Bleibt es bei der Ablehnung, obwohl ein berechtigtes Interesse besteht, ist rechtlich eine Klage auf Erteilung möglich. Für die meisten Beschäftigten ist das im laufenden Arbeitsverhältnis aber kein naheliegender Weg. Lassen Sie sich in diesem Fall beraten, etwa von einer Gewerkschaft, wenn Sie Mitglied sind.

Ein wichtiger Hinweis: Ausschlussfristen im Arbeits- oder Tarifvertrag können auch Zeugnisansprüche erfassen. Wer ein Zwischenzeugnis berichtigen lassen möchte, sollte das deshalb nicht lange aufschieben.

Warum das Zwischenzeugnis später wichtig wird

Ein Zwischenzeugnis hat Gewicht über den Tag hinaus. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts ist der Arbeitgeber grundsätzlich an seine Bewertung gebunden, wenn später das Endzeugnis erstellt wird. Abweichen darf er nur, wenn sich Leistung oder Verhalten danach tatsächlich verändert haben. Ein gutes Zwischenzeugnis sichert Sie also auch für den Fall ab, dass sich das Verhältnis später verschlechtert.

Zwischenzeugnis in der Bewerbung

In der Bewerbungsmappe gehört das Zwischenzeugnis zu den Arbeitszeugnissen, in umgekehrt chronologischer Reihenfolge, also als aktuellstes Dokument zuerst. Wo die Zeugnisse insgesamt einsortiert werden, erklärt der Beitrag Bewerbungsmappe: Die richtige Reihenfolge. Ein Zwischenzeugnis zeigt neuen Arbeitgebern außerdem, dass Sie aus einem ungekündigten Arbeitsverhältnis heraus wechseln.

Quellen

• § 109 Gewerbeordnung, § 630 Bürgerliches Gesetzbuch (Zeugnis bei Beendigung)
• § 35 Abs. 2 Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) als Beispiel für eine tarifliche Regelung
• BAG, Urteil vom 16.10.2007, 9 AZR 248/07 (Bindung an das Zwischenzeugnis)